Déclaration de confidentialité
Version 1.0 · Date d'effet : avril 2026
1. Introduction
La présente déclaration de confidentialité décrit comment nous, Stichting Xconea, en tant qu'unique responsable du traitement, traitons les données à caractère personnel dans le cadre du site web ColorAptitude, de la plateforme d'évaluation ColorAptitude, du programme revendeur et des services associés. Elle s'applique à toutes les données à caractère personnel que nous traitons en notre qualité de responsable du traitement au sens de l'article 4, point 7, du Règlement général sur la protection des données (Règlement (UE) 2016/679, le « RGPD »).
Nous avons rédigé cette déclaration de manière lisible. Lorsque l'information est technique, nous expliquons d'abord son effet pratique.
2. Qui nous sommes
Le responsable du traitement de vos données à caractère personnel est :
Stichting Xconea
Exerçant sous le nom : ColorAptitude
Exploitant du produit : ColorAptitude
Allenstraat 110, Krommenie, Pays-Bas
Contact confidentialité : privacy@coloraptitude.com
Contact général : sales@coloraptitude.com
Nous n'avons pas l'obligation légale de désigner un délégué à la protection des données, mais le contact confidentialité indiqué ci-dessus traite toutes les demandes liées à la confidentialité.
3. Personnes dont nous traitons les données
Nous traitons les données à caractère personnel de quatre grands groupes de personnes. Le reste de la présente déclaration décrit le traitement applicable à chacun.
- Visiteurs du site — toute personne visitant coloraptitude.com ou des pages associées.
- Clients et utilisateurs finaux — personnes physiques réalisant une évaluation ColorAptitude, suivant une formation ou disposant d'un compte sur la plateforme, que ce soit via un abonnement personnel ou via un compte entreprise.
- Contacts professionnels — administrateurs, contacts de facturation et autres contacts commerciaux au sein des organisations clientes.
- Contacts revendeurs — contacts principaux, contacts de facturation et contacts commerciaux des organisations participant au programme revendeur ColorAptitude.
4. Quelles données nous traitons et pourquoi
4.1 Visiteurs du site
Catégories de données
- Adresse IP, type d'appareil, navigateur, système d'exploitation, page référente, pages visitées, horodatages.
- Informations que vous fournissez via les formulaires de contact (nom, e-mail, message).
- Saisies et résultats du mini-scan (si vous réalisez le mini-scan gratuit).
Finalités
- Fournir le site web et garantir sa sécurité et son bon fonctionnement.
- Compréhension de l'utilisation agrégée du site afin d'améliorer le contenu et la structure.
- Réponse aux demandes envoyées via les formulaires de contact.
- Exploitation du mini-scan gratuit et affichage de résultats indicatifs.
Base légale
- Intérêt légitime au titre de l'article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD pour la sécurité, l'exploitation et l'analyse agrégée.
- Consentement au titre de l'article 6, paragraphe 1, point a), pour les cookies et le suivi non essentiels — voir notre Politique de cookies.
4.2 Clients et utilisateurs finaux (plateforme payante)
Catégories de données
- Identification : nom, adresse e-mail.
- Donnée démographique de normalisation : âge (utilisé pour comparer votre score à la norme professionnelle corrigée par âge).
- Contexte professionnel optionnel : secteur, fonction, organisation.
- Données de compte : identifiant de connexion, mot de passe hashé, horodatages de connexion.
- Données d'évaluation : réponses, scores, sortie de la matrice de compétences 3×3, certificats émis, progression de la formation.
- Données d'abonnement et de paiement : niveau d'abonnement, dates, statut, jetons de moyen de paiement (les données complètes de carte de paiement sont conservées par Stripe, pas par nous).
- Communications : tickets de support, correspondance, contenu d'e-mails lorsque vous nous contactez.
- Statut du consentement marketing (le cas échéant).
Finalités
- Gestion de votre compte et fourniture des services d'évaluation, de certification et de formation.
- Calcul, affichage et conservation de vos scores et certificats.
- Traitement des paiements d'abonnement et des renouvellements.
- Tenue de la documentation d'audit conformément aux références ASTM E1499-16 et ISO/CEI 17025.
- Fourniture du support client.
- Envoi de communications de service (rappels de renouvellement, émission de certificats, avis de sécurité).
- Envoi de communications marketing, lorsque vous y avez consenti.
Base légale
- Exécution du contrat au titre de l'article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD pour le compte, l'évaluation, la certification et le traitement des paiements.
- Obligation légale au titre de l'article 6, paragraphe 1, point c), pour les obligations fiscales, comptables et de conservation légale.
- Intérêt légitime au titre de l'article 6, paragraphe 1, point f), pour la sécurité, la prévention de la fraude, l'amélioration du service et la documentation d'audit.
- Consentement au titre de l'article 6, paragraphe 1, point a), pour les communications marketing, qui peut être retiré à tout moment.
4.3 Contacts professionnels
Catégories de données
- Nom, adresse e-mail professionnelle, fonction, téléphone.
- Organisation, adresse, numéro d'immatriculation, numéro de TVA.
- Communications et journaux d'accès au compte.
Finalités
- Gestion du compte entreprise pour le compte de l'organisation cliente.
- Facturation, paiement et administration fiscale.
- Communications commerciales relatives à l'abonnement.
Base légale
- Exécution du contrat au titre de l'article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD avec l'organisation cliente.
- Obligation légale au titre de l'article 6, paragraphe 1, point c), pour la facturation et les obligations fiscales.
- Intérêt légitime au titre de l'article 6, paragraphe 1, point f), pour la gestion de la relation avec les contacts professionnels.
4.4 Contacts revendeurs
Catégories de données
- Nom, fonction, e-mail professionnel, téléphone des contacts principaux, de facturation et commerciaux au sein de l'organisation revendeur.
- Données de l'organisation revendeur : raison sociale, adresse, numéro d'immatriculation, numéro de TVA, IBAN.
- Données d'activité du revendeur : attribution de codes, enregistrements de calcul de commissions, journaux d'utilisation du tableau de bord.
Finalités
- Exploitation du programme revendeur et du tableau de bord revendeur.
- Calcul et versement des commissions.
- Communications relatives à la relation revendeur.
Base légale
- Exécution du contrat au titre de l'article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD avec l'organisation revendeur.
- Obligation légale au titre de l'article 6, paragraphe 1, point c), pour les obligations fiscales et comptables.
- Intérêt légitime au titre de l'article 6, paragraphe 1, point f), pour l'administration du programme.
4.5 Partage de données commerciales avec les revendeurs
Lorsqu'un client souscrit un abonnement en utilisant un code revendeur, nous partageons un ensemble limité de données commerciales (raison sociale et adresse de l'organisation ; coordonnées des contacts de facturation et commerciaux ; niveau d'abonnement, nombre de sièges, dates, statut, valeur du contrat ; factures et enregistrements de paiement pertinents pour le calcul des commissions ; données d'attribution) avec le revendeur concerné, par l'intermédiaire du tableau de bord revendeur.
Nous nous fondons sur l'intérêt légitime au titre de l'article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD pour ce partage. Les revendeurs agissent en tant que responsables de traitement indépendants pour les données commerciales limitées (Catégorie A) qu'ils reçoivent — ils ne sont pas des sous-traitants au sens de l'article 28 du RGPD et aucun accord de traitement des données n'est requis entre Stichting Xconea et ses revendeurs. Il leur est contractuellement interdit d'accéder aux données d'évaluation, aux certificats, à la progression des formations ou à toute information individuelle d'utilisateur.
5. Précisions sur la décision automatisée et le profilage
L'évaluation ColorAptitude génère des scores et un profil de compétence par calcul automatisé au moyen de métriques établies de différence de couleur (CIE L*a*b* ΔE), en utilisant un cadre de notation à trois niveaux (PCC-D pour la discrimination, PCC-A pour l'attribution, PCC-C pour la communication) et des normes professionnelles ajustées selon l'âge. Le résultat est un profil descriptif, non une décision produisant des effets juridiques ou affectant de manière significative la personne au sens de l'article 22 du RGPD.
Lorsque vous utilisez l'évaluation dans un contexte d'emploi, de qualification ou de conformité (par exemple, qualification d'observateur au titre de l'ASTM E1499-16), l'usage de votre score par votre employeur ou votre organisation relève de la responsabilité de cette organisation, et non de ColorAptitude. Nous ne prenons pas de décisions de recrutement, de promotion ou autres décisions d'emploi en votre nom.
Nous ne procédons pas à un profilage à des fins publicitaires ou de prédiction comportementale en dehors du service d'évaluation lui-même.
6. Qui reçoit vos données
6.1 Au sein de Stichting Xconea
Au sein de notre organisation, l'accès aux données à caractère personnel est réservé au personnel pour qui cet accès est nécessaire à l'exercice de ses fonctions, sur la base du principe du besoin d'en connaître.
6.2 Prestataires de services (sous-traitants)
Nous faisons appel à un nombre limité de prestataires de services établis, chacun lié par des clauses appropriées de protection des données. La liste actuelle des sous-traitants est :
| Prestataire | Finalité | Lieu de traitement |
|---|---|---|
| Stripe | Traitement des paiements et facturation des abonnements | EEE / États-Unis (sous CCT) |
| Hébergement de messagerie (SMTP) | Envoi d'e-mails transactionnels via le serveur SMTP de l'hébergeur | Pays-Bas (EEE) |
| ActiveCampaign | Automatisation marketing et CRM | EEE / États-Unis (sous CCT) |
| Moneybird | Facturation et administration comptable | Pays-Bas (EEE) |
| Hébergement web et applicatif | Hébergement du site web et de la plateforme ColorAptitude | Pays-Bas (EEE) |
| Hébergement de base de données | Base de données PostgreSQL autogérée | Pays-Bas (EEE) |
| GLS | Expédition de colis pour le matériel Tier 2 (Datacolor SpyderPro) | EEE |
| Anthropic | Analyse des tickets de support assistée par IA (contenu du ticket uniquement, à la demande du gestionnaire) | EEE / États-Unis (sous CCT) |
Une liste à jour est disponible sur demande à privacy@coloraptitude.com.
6.3 Revendeurs (responsables de traitement indépendants, données limitées uniquement)
Comme décrit à la section 4.5, lorsque vous achetez via un code revendeur, un ensemble limité de données commerciales est mis à la disposition de ce revendeur en sa qualité de responsable de traitement indépendant aux fins d'administration du programme. Il est contractuellement interdit aux revendeurs d'accéder aux résultats d'évaluation, aux certificats ou à toute information individuelle d'utilisateur, et ils sont tenus à des obligations de confidentialité, de sécurité et de restriction d'usage conformes à notre contrat revendeur.
6.4 Autres destinataires
Nous pouvons divulguer des données à caractère personnel aux autorités compétentes lorsque la loi l'exige. Nous ne vendons pas de données à caractère personnel et nous ne les partageons pas à des fins de marketing de tiers non liés.
7. Transferts internationaux
Nous traitons les données à caractère personnel principalement au sein de l'Espace économique européen (EEE). Lorsqu'un transfert vers un pays situé hors de l'EEE est nécessaire — généralement parce qu'un prestataire opère hors de l'EEE — nous nous fondons sur des garanties appropriées au titre du chapitre V du RGPD.
En pratique, les transferts vers des prestataires situés hors de l'EEE sont couverts par les Clauses contractuelles types (CCT) adoptées par la Commission européenne, complétées au besoin par des mesures techniques et contractuelles supplémentaires. Vous pouvez demander une copie des garanties pertinentes à privacy@coloraptitude.com.
8. Durée de conservation de vos données
Nous conservons les données à caractère personnel uniquement aussi longtemps que nécessaire aux finalités décrites dans la présente déclaration, augmentées des durées légales de conservation qui s'appliquent à nous.
| Catégorie de données | Durée de conservation |
|---|---|
| Données de compte (abonnements actifs) | Pendant la durée de l'abonnement et du compte. |
| Données de compte après résiliation | Jusqu'à 24 mois après la fin de l'abonnement, puis supprimées ou anonymisées, sauf lorsqu'une durée plus longue est imposée par la loi. |
| Résultats d'évaluation et certificats | Pendant la durée de l'abonnement. Après résiliation, conservés sous forme anonymisée à des fins de comparaison normative ; les données identifiables sont supprimées dans un délai de 24 mois, sauf si elles sont nécessaires à des actions en justice ou à des obligations d'audit. |
| Factures, enregistrements de paiement, données comptables | Sept (7) ans à compter de la fin de l'exercice fiscal concerné, conformément au droit fiscal néerlandais. |
| Données commerciales revendeurs | Pendant la durée du contrat revendeur. Les enregistrements pertinents pour la facturation et la commission sont conservés pendant 7 ans. |
| Données marketing (avec consentement) | Jusqu'au retrait du consentement ou après 24 mois sans interaction, selon ce qui survient en premier. |
| Support et correspondance | Trois (3) ans après la dernière interaction. |
| Statistiques de site (agrégées) | Jusqu'à 26 mois sous forme identifiable ; agrégées ensuite. |
| Journaux serveur (sécurité et exploitation) | Jusqu'à 12 mois. |
9. Vos droits
En vertu du RGPD, vous disposez des droits énoncés ci-dessous. Pour exercer l'un de ces droits, contactez-nous à privacy@coloraptitude.com. Nous répondons dans un délai d'un mois à compter d'une demande vérifiable, prolongeable de deux mois supplémentaires pour les demandes complexes.
- Droit d'accès
- Vous pouvez obtenir confirmation que nous traitons ou non vos données à caractère personnel et une copie des données que nous détenons.
- Droit de rectification
- Vous pouvez faire rectifier des données inexactes ou incomplètes.
- Droit à l'effacement
- Vous pouvez faire supprimer vos données à caractère personnel lorsque les conditions légales de l'article 17 du RGPD sont réunies, en particulier lorsque les données ne sont plus nécessaires aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées.
- Droit à la limitation du traitement
- Vous pouvez demander la limitation du traitement dans les cas énumérés à l'article 18 du RGPD.
- Droit à la portabilité des données
- Pour les données que nous traitons sur la base de votre consentement ou pour l'exécution d'un contrat, vous pouvez en obtenir une copie dans un format structuré, couramment utilisé, lisible par machine, et la faire transmettre à un autre responsable de traitement lorsque cela est techniquement possible.
- Droit d'opposition
- Vous pouvez vous opposer à un traitement fondé sur l'intérêt légitime, y compris au profilage, pour des motifs tenant à votre situation particulière. En cas d'opposition, nous cessons le traitement, sauf si nous démontrons des motifs légitimes impérieux qui prévalent sur vos intérêts, droits et libertés, ou pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.
- Droit de retirer son consentement
- Lorsque le traitement est fondé sur le consentement, vous pouvez le retirer à tout moment, sans porter atteinte à la licéité du traitement effectué avant ce retrait.
- Droit d'introduire une réclamation
- Vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle de la protection des données. Aux Pays-Bas, il s'agit de l'Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl). Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle de l'État membre de l'UE où vous résidez ou travaillez. En France, il s'agit de la CNIL (cnil.fr).
Pour vérifier votre identité avant de répondre à une demande d'exercice de droits, nous pouvons vous demander de confirmer des informations correspondant à celles que nous détenons, conformément à l'article 12, paragraphe 6, du RGPD. Nous ne facturons pas le traitement des demandes, sauf lorsque celles-ci sont manifestement infondées ou excessives.
10. Sécurité
Nous mettons en Å“uvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données à caractère personnel contre l'accès non autorisé, la perte accidentelle, l'altération ou la divulgation, conformément à l'article 32 du RGPD. Ces mesures comprennent un contrôle d'accès par rôles, l'authentification multifactorielle pour les accès administratifs, le chiffrement des données en transit (TLS) et au repos lorsque applicable, des sauvegardes régulières, l'application de correctifs de sécurité, la journalisation et une procédure documentée de réponse aux incidents.
En cas de violation de données à caractère personnel susceptible d'engendrer un risque pour vos droits et libertés, nous notifions l'Autoriteit Persoonsgegevens dans les 72 heures, conformément à l'article 33 du RGPD. Lorsque le risque est élevé, nous vous notifions également directement, conformément à l'article 34 du RGPD.
11. Enfants
ColorAptitude est un service professionnel destiné aux adultes. Nous ne collectons pas sciemment de données à caractère personnel auprès de personnes de moins de 16 ans. Si nous apprenons que des données d'une personne de moins de 16 ans ont été collectées sans base légale appropriée, nous les supprimons sans délai indu.
12. Cookies et technologies similaires
Nous utilisons des cookies et des technologies similaires pour le fonctionnement essentiel du site, la sécurité et (avec votre consentement) à des fins d'analyse. Des informations détaillées sur les cookies que nous utilisons, leur finalité et vos choix sont disponibles dans notre Politique de cookies.
13. Modifications de la présente déclaration
Nous pouvons mettre à jour la présente déclaration de confidentialité de temps à autre, par exemple pour refléter des évolutions de nos services, de nos prestataires ou du droit applicable. La date de version figurant en haut de cette déclaration indique la date de la dernière mise à jour.
Les modifications substantielles — celles qui affectent significativement le traitement de vos données ou vos droits — seront communiquées par e-mail aux clients et revendeurs actifs au moins 30 jours avant leur date d'effet. Les modifications non substantielles (clarifications, corrections, ajouts à la liste des sous-traitants) prennent effet dès leur publication.
14. Contact
Pour toute question, demande ou préoccupation relative à la confidentialité, contactez-nous à :
Stichting Xconea
Responsable du traitement au sens du RGPD
Exploite la plateforme d'évaluation de la perception des couleurs
Allenstraat 110, Krommenie, Pays-Bas