Privacyverklaring
Versie 1.0 · Ingangsdatum: april 2026
1. Inleiding
Deze privacyverklaring beschrijft hoe wij, Stichting Xconea, als enige verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerken in verband met de ColorAptitude-website, het ColorAptitude-assessmentplatform, het dealerprogramma en aanverwante diensten. De verklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die wij verwerken in onze hoedanigheid als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van artikel 4, lid 7, van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679, de "AVG").
Wij hebben deze verklaring leesbaar willen houden. Waar informatie technisch van aard is, leggen wij eerst het praktische effect uit.
2. Wie wij zijn
De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens is:
Stichting Xconea
Handelend onder de naam: ColorAptitude
Exploitant van het product: ColorAptitude
Allenstraat 110, Krommenie, Nederland
Privacycontact: privacy@coloraptitude.com
Algemeen contact: sales@coloraptitude.com
Wij zijn niet wettelijk verplicht een functionaris voor gegevensbescherming aan te stellen, maar het bovengenoemde privacycontact behandelt alle privacygerelateerde vragen.
3. Wiens gegevens wij verwerken
Wij verwerken persoonsgegevens van vier brede groepen mensen. De rest van deze verklaring beschrijft hoe wij elke groep behandelen.
- Websitebezoekers — iedereen die coloraptitude.com of gerelateerde pagina's bezoekt.
- Klanten en eindgebruikers — personen die een ColorAptitude-assessment afnemen, een training voltooien of een account op het platform hebben, via een persoonlijk abonnement of via een zakelijk account.
- Zakelijke contacten — beheerders, facturatiecontacten en andere zakelijke contacten binnen klantorganisaties.
- Resellercontacten — primaire, facturatie- en commerciële contacten bij organisaties die deelnemen aan het ColorAptitude-resellerprogramma.
4. Welke gegevens wij verwerken en waarom
4.1 Websitebezoekers
Categorieën van gegevens
- IP-adres, apparaattype, browser, besturingssysteem, verwijzende pagina, bezochte pagina's, tijdstempels.
- Informatie die u via contactformulieren verstrekt (naam, e-mail, bericht).
- Mini-scaninvoer en -resultaten (als u de gratis mini-scan invult).
Doeleinden
- Aanbieden van de website en waarborgen van de veiligheid en goede werking ervan.
- Inzicht in geaggregeerd websitegebruik om inhoud en structuur te verbeteren.
- Beantwoorden van contactformulierverzoeken.
- Beschikbaar stellen van de gratis mini-scan en tonen van indicatieve resultaten.
Rechtsgrondslag
- Gerechtvaardigd belang op grond van artikel 6, lid 1, onder f, AVG voor beveiliging, exploitatie en geaggregeerde analyse.
- Toestemming op grond van artikel 6, lid 1, onder a, voor niet-essentiële cookies en tracking — zie ons cookiebeleid.
4.2 Klanten en eindgebruikers (betaald platform)
Categorieën van gegevens
- Identificatie: naam, e-mailadres.
- Demografisch gegeven voor normalisatie: leeftijd (gebruikt om uw score te vergelijken met de leeftijdsgecorrigeerde professionele norm).
- Optionele professionele context: sector, functie, organisatie.
- Accountgegevens: inlogidentificator, gehashed wachtwoord, inlogtijdstempels.
- Assessmentgegevens: antwoorden, scores, de 3×3-competentiematrixuitvoer, afgegeven certificaten, voortgang in de training.
- Abonnements- en betalingsgegevens: abonnementsniveau, datums, status, betaalmethode-tokens (volledige betaalkaartgegevens worden bewaard door Stripe, niet door ons).
- Communicatie: supporttickets, correspondentie, e-mailinhoud wanneer u contact met ons opneemt.
- Marketingtoestemmingsstatus (indien van toepassing).
Doeleinden
- Beheer van uw account en levering van de assessment-, certificerings- en trainingsdiensten.
- Berekenen, weergeven en opslaan van uw scores en certificaten.
- Verwerking van abonnementsbetalingen en verlengingen.
- Bijhouden van auditdocumentatie in lijn met ASTM E1499-16 en ISO/IEC 17025-referenties.
- Bieden van klantondersteuning.
- Verzenden van servicecommunicatie (verlengingsherinneringen, certificaatuitgifte, beveiligingskennisgevingen).
- Verzenden van marketingcommunicatie, wanneer u daarvoor toestemming heeft gegeven.
Rechtsgrondslag
- Uitvoering van de overeenkomst op grond van artikel 6, lid 1, onder b, AVG voor account, assessment, certificering en betalingsverwerking.
- Wettelijke verplichting op grond van artikel 6, lid 1, onder c, voor belasting, boekhouding en wettelijke bewaarplicht.
- Gerechtvaardigd belang op grond van artikel 6, lid 1, onder f, voor beveiliging, fraudepreventie, dienstverbetering en auditdocumentatie.
- Toestemming op grond van artikel 6, lid 1, onder a, voor marketingcommunicatie, die te allen tijde kan worden ingetrokken.
4.3 Zakelijke contacten
Categorieën van gegevens
- Naam, zakelijk e-mailadres, functie, telefoonnummer.
- Organisatie, adres, KVK-nummer, btw-nummer.
- Communicatie en accounttoegangslogboeken.
Doeleinden
- Beheer van het zakelijke account namens de klantorganisatie.
- Facturatie, betaling en belastingadministratie.
- Zakelijke communicatie met betrekking tot het abonnement.
Rechtsgrondslag
- Uitvoering van de overeenkomst op grond van artikel 6, lid 1, onder b, AVG met de klantorganisatie.
- Wettelijke verplichting op grond van artikel 6, lid 1, onder c, voor facturatie en belastinggegevens.
- Gerechtvaardigd belang op grond van artikel 6, lid 1, onder f, voor relatiebeheer met zakelijke contacten.
4.4 Resellercontacten
Categorieën van gegevens
- Naam, functie, zakelijk e-mailadres, telefoonnummer van primaire, facturatie- en commerciële contacten bij de resellerorganisatie.
- Organisatiegegevens van de reseller: handelsnaam, adres, KVK-nummer, btw-nummer, IBAN.
- Reselleractiegegevens: codeattributie, commissieberekeningsregistraties, dashboardgebruikslogboeken.
Doeleinden
- Beheer van het resellerprogramma en het resellerdashboard.
- Berekening en uitbetaling van commissie.
- Communicatie over de resellerrelatie.
Rechtsgrondslag
- Uitvoering van de overeenkomst op grond van artikel 6, lid 1, onder b, AVG met de resellerorganisatie.
- Wettelijke verplichting op grond van artikel 6, lid 1, onder c, voor belasting en boekhouding.
- Gerechtvaardigd belang op grond van artikel 6, lid 1, onder f, voor programmabeheer.
4.5 Delen van commerciële gegevens met resellers
Wanneer een klant een abonnement afsluit via een resellercode, delen wij een beperkte set commerciële gegevens (organisatienaam en -adres; facturatie- en commerciële contactgegevens; abonnementsniveau, zitplaatsen, datums, status, contractwaarde; factuur- en betalingsgegevens relevant voor commissie; attributiegegevens) met de betreffende reseller via het resellerdashboard.
Wij baseren ons hiervoor op gerechtvaardigd belang op grond van artikel 6, lid 1, onder f, AVG. Resellers treden op als onafhankelijke verwerkingsverantwoordelijken voor de beperkte commerciële gegevens (Categorie A) die zij ontvangen — zij zijn geen verwerkers in de zin van artikel 28 AVG en er is geen verwerkersovereenkomst vereist tussen Stichting Xconea en haar resellers. Resellers zijn contractueel verboden toegang te krijgen tot assessmentgegevens, certificaten, trainingsvoortgang of enige individuele gebruikersinformatie.
5. Geautomatiseerde besluitvorming en profilering
Het ColorAptitude-assessment genereert scores en een competentieprofiel via geautomatiseerde berekening op basis van gevestigde kleurverschilmaatstaven (CIEDE2000) en leeftijdsgecorrigeerde professionele normen. Het resultaat is een beschrijvend profiel, geen besluit met rechtsgevolgen of vergelijkbare gevolgen in de zin van artikel 22 AVG.
Wanneer u het assessment gebruikt in een arbeids-, kwalificatie- of nalevingscontext (bijvoorbeeld observatorkwalificatie op grond van ASTM E1499-16), is het gebruik van uw score door uw werkgever of organisatie de verantwoordelijkheid van die organisatie, niet van ColorAptitude. Wij nemen geen aanwervings-, promotie- of andere arbeidsbesluiten namens u.
Wij doen niet aan profilering voor advertenties of gedragsvoorspelling buiten de assessmentdienst zelf.
6. Wie uw gegevens ontvangt
6.1 Binnen Stichting Xconea
Persoonsgegevens zijn binnen onze organisatie alleen toegankelijk voor medewerkers voor wie die toegang noodzakelijk is voor hun functie, op basis van het need-to-know-principe.
6.2 Dienstverleners (subverwerkers)
Wij maken gebruik van een beperkt aantal gerenommeerde dienstverleners, die elk gebonden zijn aan passende gegevensbeschermingsvoorwaarden. De actuele lijst van subverwerkers is:
| Aanbieder | Doel | Locatie van verwerking |
|---|---|---|
| Stripe | Betalingsverwerking en abonnementsfacturatie | EER / Verenigde Staten (onder SCCs) |
| Mailhosting (SMTP) | Bezorging van transactionele e-mail via de SMTP-server van de hostingprovider | Nederland (EER) |
| ActiveCampaign | Marketingautomatisering en CRM | EER / Verenigde Staten (onder SCCs) |
| Moneybird | Facturatie en boekhoudkundige administratie | Nederland (EER) |
| Web- en applicatiehosting | Hosting van de ColorAptitude-website en het platform | Nederland (EER) |
| Databasehosting | Zelfbeheerde PostgreSQL-database | Nederland (EER) |
| GLS | Pakketverzending voor Tier 2-hardware (Datacolor SpyderPro) | EER |
| Anthropic | AI-ondersteunde analyse van supporttickets (alleen ticketinhoud, op verzoek van de behandelaar) | EER / Verenigde Staten (onder SCCs) |
Een actuele lijst is op verzoek beschikbaar via privacy@coloraptitude.com.
6.3 Resellers (onafhankelijke verwerkingsverantwoordelijken, beperkte gegevens)
Zoals beschreven in sectie 4.5, wordt wanneer u via een resellercode een aankoop doet, een beperkte set commerciële gegevens beschikbaar gesteld aan die reseller als onafhankelijke verwerkingsverantwoordelijke. Resellers zijn contractueel verboden toegang te krijgen tot assessmentresultaten, certificaten of enige individuele gebruikersinformatie.
6.4 Overige ontvangers
Wij kunnen persoonsgegevens bekendmaken aan bevoegde autoriteiten wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Wij verkopen geen persoonsgegevens en wij delen deze niet voor de marketingdoeleinden van niet-gerelateerde derden.
7. Internationale doorgifte
Wij verwerken persoonsgegevens voornamelijk binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Wanneer doorgifte aan een land buiten de EER noodzakelijk is — doorgaans omdat een dienstverlener buiten de EER opereert — baseren wij ons op passende waarborgen op grond van hoofdstuk V AVG.
In de praktijk worden doorgiften aan niet-EER-dienstverleners gedekt door Standard Contractual Clauses (SCC's) die door de Europese Commissie zijn vastgesteld, aangevuld met indien nodig aanvullende maatregelen. U kunt een kopie van de relevante waarborgen opvragen via privacy@coloraptitude.com.
8. Hoe lang wij uw gegevens bewaren
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de doeleinden beschreven in deze verklaring, plus de wettelijke bewaartermijnen die op ons van toepassing zijn.
| Gegevenscategorie | Bewaartermijn |
|---|---|
| Accountgegevens (actieve abonnementen) | Voor de duur van het abonnement en het account. |
| Accountgegevens na opzegging | Tot 24 maanden na afloop van het abonnement, daarna verwijderd of geanonimiseerd, behalve waar langere bewaring wettelijk is vereist. |
| Assessmentresultaten en certificaten | Voor de duur van het abonnement. Na opzegging bewaard in geanonimiseerde vorm voor normatieve vergelijking; identificeerbare gegevens verwijderd binnen 24 maanden tenzij vereist voor rechtsvorderingen of auditverplichtingen. |
| Facturen, betalingsgegevens, boekhoudkundige gegevens | Zeven (7) jaar vanaf het einde van het relevante boekjaar, conform de Nederlandse belastingwetgeving. |
| Commerciële resellergegevens | Voor de duur van de resellerovereenkomst. Gegevens relevant voor facturatie en commissie worden 7 jaar bewaard. |
| Marketinggegevens (met toestemming) | Tot de toestemming wordt ingetrokken of geen betrokkenheid gedurende 24 maanden, afhankelijk van wat het eerste van toepassing is. |
| Support en correspondentie | Drie (3) jaar na de laatste interactie. |
| Websiteanalyses (geaggregeerd) | Tot 26 maanden in identificeerbare vorm; daarna geaggregeerd. |
| Serverlogboeken (beveiliging en exploitatie) | Tot 12 maanden. |
9. Uw rechten
Op grond van de AVG heeft u de hieronder genoemde rechten. Om een van deze rechten uit te oefenen, neemt u contact met ons op via privacy@coloraptitude.com. Wij reageren binnen één maand na een verifieerbaar verzoek, met een mogelijke verlenging van nog eens twee maanden voor complexe verzoeken.
- Recht op inzage
- U kunt bevestiging krijgen of wij uw persoonsgegevens verwerken en een kopie ontvangen van de gegevens die wij bewaren.
- Recht op rectificatie
- U kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
- Recht op gegevenswissing
- U kunt uw persoonsgegevens laten verwijderen wanneer de rechtsgronden van artikel 17 AVG van toepassing zijn, in het bijzonder wanneer de gegevens niet langer noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld.
- Recht op beperking van de verwerking
- U kunt de verwerking laten beperken in de gevallen die worden opgesomd in artikel 18 AVG.
- Recht op gegevensoverdraagbaarheid
- Voor gegevens die wij verwerken op basis van uw toestemming of ter uitvoering van een overeenkomst, kunt u een kopie in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat ontvangen en laten doorzenden naar een andere verwerkingsverantwoordelijke, voor zover technisch uitvoerbaar.
- Recht van bezwaar
- U kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang, inclusief profilering. Wanneer u bezwaar maakt, staken wij de verwerking tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden aantonen die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden.
- Recht op intrekking van toestemming
- Wanneer de verwerking is gebaseerd op toestemming, kunt u die toestemming te allen tijde intrekken, zonder afbreuk te doen aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.
- Recht om een klacht in te dienen
- U heeft het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl) of bij de toezichthoudende autoriteit van de EU-lidstaat waar u woont of werkt.
Om uw identiteit te verifiëren, kunnen wij u vragen gegevens te bevestigen die overeenkomen met wat wij bewaren, conform artikel 12, lid 6, AVG. Wij brengen geen kosten in rekening voor de behandeling van verzoeken, behalve wanneer verzoeken kennelijk ongegrond of buitensporig zijn.
10. Beveiliging
Wij passen passende technische en organisatorische maatregelen toe ter bescherming van persoonsgegevens, conform artikel 32 AVG. Maatregelen omvatten rolgebaseerde toegangscontrole, meervoudige verificatie op beheerderstoegang, versleuteling van gegevens in transit (TLS) en in rust, regelmatige back-ups, beveiligingspatches, logboeken en een gedocumenteerde incidentresponsprocedure.
In geval van een inbreuk in verband met persoonsgegevens die waarschijnlijk een risico inhoudt voor uw rechten en vrijheden, stellen wij de Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur in kennis, conform artikel 33 AVG. Bij een hoog risico stellen wij u ook rechtstreeks in kennis, conform artikel 34 AVG.
11. Kinderen
ColorAptitude is een professionele dienst bedoeld voor volwassenen. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar. Wanneer wij ontdekken dat dergelijke gegevens zijn verzameld zonder passende rechtsgrondslag, verwijderen wij deze zonder onnodige vertraging.
12. Cookies en vergelijkbare technologieën
Wij gebruiken cookies en vergelijkbare technologieën voor essentiële werking van de website, beveiliging en (met uw toestemming) voor analyses. Gedetailleerde informatie is beschikbaar in ons Cookiebeleid.
13. Wijzigingen in deze verklaring
Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd bijwerken. De versiedatum bovenaan deze verklaring geeft aan wanneer de verklaring voor het laatst is bijgewerkt.
Materiële wijzigingen worden minimaal 30 dagen vóór de ingangsdatum per e-mail gecommuniceerd aan actieve klanten en resellers. Niet-materiële wijzigingen worden van kracht bij publicatie.
14. Contact
Voor privacygerelateerde vragen, verzoeken of zorgen kunt u contact met ons opnemen via:
Stichting Xconea
Verwerkingsverantwoordelijke onder de AVG
Exploiteert het kleurwaarnemingsplatform
Allenstraat 110, Krommenie, Nederland